কেমন হবে ই-মেইল

কেমন হবে ই-মেইলই-মেইলে দ্রুত তথ্য পাঠানো সম্ভব। সঠিকভাবে ব্যবহার করা না হলে ই-মেইলও বিরক্তির কারণ হয়। ব্যক্তিগত ও অফিশিয়াল_উভয় ক্ষেত্রেই এর ব্যবহার রয়েছে আখতার সানজিদা কাসেম, এফসিএ, এফসিএমএ ই-মেইল তথ্যপূর্ণ, সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। স্ক্রিনে লম্বা ই-মেইল পড়াও কঠিন।বানান, নিয়মাবলি ও বিন্যাস : বানান ও নিয়মাবলি সঠিক না হলে মেসেজ অর্থবহ হয় না। 'ফুল স্টপ' কিংবা 'কমা' না থাকলে পড়তে কষ্ট হয়। বাক্যের অর্থের পরিবর্তন ঘটে। অফিশিয়াল ই-মেইল টেলেক্স কিংবা এসএমএসের মতো হওয়া উচিত নয়। ছোট ছোট অনুচ্ছেদ করে অনুচ্ছেদের মাঝখানে স্পেস রাখুন। প্রতিটি নির্দেশনা নম্বর বা প্রতীক দিয়ে শনাক্ত করুন। 'অ্যাকটিভ ভয়েস' ব্যবহার করে বাক্য লিখুন।'

চটপট উত্তর : ২৪ ঘণ্টার মধ্যে ই-মেইলের উত্তর পাঠান। জটিল কিছু হলে জানান, ই-মেইলটি রিসিভ হয়েছে এবং উত্তর পাঠাতে দেরি হতে পারে।
অপ্রয়োজনীয় ফাইল : লম্বা ফাইল সংক্ষিপ্ত করুন। ভাইরাসে ভরা কোনো ই-মেইল পাঠাবেন না। প্রতিটি ফাইলের সঠিকভাবে নামকরণ করুন এবং নম্বর দিয়ে নির্দিষ্ট করে দিন।
জরুরি ও 'ক্যাপিটাল' : 'জরুরি' শব্দটি কম ব্যবহার করুন। কারণ এটি ব্যবহার করলেই বরং তা গুরুত্ব হারায়। তবে খুব জরুরি হলে তখনই 'জরুরি' শব্দটি ব্যবহার করুন। 'ক্যাপিটাল' অক্ষর ব্যবহার করবেন না।
পাঠানোর আগে পড়ুন : পাঠানোর আগে পড়ে দেখুন, যাতে ভুল না থাকে। যখন আপনি হতাশ কিংবা বিরক্ত থাকেন, তখন ই-মেইলের উত্তর দেবেন না।
সিসি ফিল্ডের অতিরিক্ত ব্যবহার : সিসি ফিল্ড ব্যবহার করা উচিত নয়, যতক্ষণ না প্রাপক জানতে পারছেন যে কেন তিনি মেসেজের অনুলিপি পাচ্ছেন। মনে রাখবেন, যাঁকে মেইল পাঠানো হয়, তাঁর কাছে উত্তর আশা করা হয়। আর যাঁকে সিসির অন্তর্ভুক্ত করা হয়, তাঁর কাছে তথ্য চাওয়া হয়। তাই সঠিক ব্যক্তির কাছেই মেইল পাঠানো উচিত।
বিসিসি ফিল্ড ব্যবহার করুন : যখন মেইল করা হয়, তখন সব ই-মেইল ঠিকানা একসঙ্গে টু ফিল্ডে রাখা হয়। এতে সবাই জানতে পারে যে একই ই-মেইল আপনি অনেককে পাঠিয়েছেন। এ জন্য সব ই-মেইলের ঠিকানা বিসিসি ফিল্ডে রাখা। তবে এতে প্রাপক কেবল ই-মেইলের ঠিকানা দেখতে পাবেন। তার চেয়ে যদি আপনার মাইক্রোসফট আউটলুক ও ওয়ার্ড থাকে, তাহলে আপনি মেসেজ 'মার্জ' করে প্রত্যেকের জন্য আলাদা মেসেজ তৈরি করতে পারেন।
ফরম্যাট করার ক্ষেত্রে সতর্কতা : ই-মেইলে ফরম্যাট করলে অন্যরা ফরম্যাট দেখতে পান না, কিংবা ভিন্ন 'ফন্ট' দেখতে পান। ব্যাকগ্রাউন্ড সহজে পড়া যায় এমন রং ব্যবহার করুন। টেবিল কিংবা অন্য কোনো 'ফরম্যাটেভ টেক্সট' পাঠালে মূল মেসেজে না রেখে সংযুক্তি রাখা ভালো।
সঠিক স্বাক্ষর : আপনার নাম, পদবি, কম্পানির নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের নম্বর মিলিয়ে স্বাক্ষর দিন।
আন্তর্জাতিক ই-মেইলে প্রযোজ্য : ই-মেইল লেখার সময় অন্য দেশের ছুটি ও সময় খেয়াল রাখুন। জরুরি উত্তরের প্রয়োজন হলে নিশ্চিত হয়ে নিন, প্রাপক ওয়ার্কিং ডেতে ই-মেইল পেয়েছেন কি না। যান্ত্রিক ও আবহাওয়ার গোলযোগের কারণে ই-মেইল পেঁৗছাতে দেরি হতে পারে।
সময়ের হিসাব করে তারিখ ও সময় উল্লেখ করুন। আপনার আন্তর্জাতিক টেলিফোন এরিয়া কোড, ঠিকানা, পোস্টাল জিপ কোড ও দেশের নাম স্বাক্ষরের সঙ্গে থাকবে।

Related Links:

Most Important Rules of Email Etiquette

All Tips: Computer Tips, Internet Tips, Printing Tips, Health Tips, Life Tips, Household Tips, Career Tips, Earn By Internet, Phone Tips, Photography Tips, Fashion Tips, Hair Tips, Summer Tips, Travel Tips, Winter Tips etc.

All Blog: All Travel Way, Recipe BD, All Health BD, Dhaka All, Bangla Poetry, Bird sanctuary bd, Wallpaper All Free, Free Treatment Bd etc.